Tiempo para Conservar la Contabilidad

Introducción

Una de las obligaciones más importantes con las que debe cumplir la mayoría de los contribuyentes es la de llevar contabilidad, tal como lo señala el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.(C.F.F.)

El mismo Artículo 28 menciona que la contabilidad está integrada por los sistemas y registros contables, papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales, máquinas registradoras de comprobación fiscal, así como por la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.

Así, el Artículo 30 del C.F.F. en correlación con el 67 del citado ordenamiento, establecen el plazo durante el que se deberá conservar la contabilidad, y lo hacen de la siguiente manera:

Análisis

Si bien es cierto que en el tercer párrafo del Artículo 30 del C.F.F. en correlación con el 67 de dicho ordenamiento,  se establece la obligación de conservar la contabilidad durante un periodo de 5 años que se contarán a partir del día en que se presentó o se debió presentar la declaración del ejercicio que corresponda; también lo es que el mencionado tercer párrafo establece que si la contabilidad o documentación corresponde a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo empezará a computarse a partir del día en que se presente la última declaración fiscal en la que hayan producido dichos efectos fiscales.

Por lo tanto:

Suponiendo que en el ejercicio 2004 se adquirió un Equipo de Transporte, el cual se deduce a la tasa del 25% anual, (suponiendo que no aplicó la deducción inmediata), este se terminará de deducir en el 2008, entonces, la documentación relacionada con este activo produce efectos fiscales tanto en el 2004, como en los ejercicios 2005, 2006, 2007 y 2008; siendo el ejercicio 2008 el último en el que produce dichos efectos, y como la declaración del ejercicio 2008 se deberá presentar a más tardar dentro de los 3 meses siguientes a aquel en que se termine el ejercicio, será hasta el 2009 cuando empiece a computarse el plazo de los 5 años para conservar la documentación en comento.

Así que, se tendrá que conservar esta documentación hasta el ejercicio 2014.

Vamos a suponer que existiera una pérdida fiscal en el ejercicio 2001, la cual se podrá amortizar contra la utilidad fiscal de los 10 ejercicios siguientes, según lo establece el artículo 61 de LISR. En este caso el inicio para el cómputo del plazo de los 5 años para conservar toda la contabilidad comenzará a partir del ejercicio en el que se termine de amortizar la pérdida en comento.